استاندارد PMBOK

بازدیدها: ۱۰۵

PMBOK معروف‌ترین استاندارد جهانی در مدیریت پروژه است و رایج‌ترین معیار برای شکل‌دهی و ارزیابی سیستم‌های مدیریت پروژه به شمار می‌رود. بسیاری از رایج‌ترین تعاریف، اصطلاح‌ها و طبقه‌بندی‌هایی که امروزه در مدیریت پروژه به کار می‌روند از این استاندارد برداشت شده‌اند. به عبارت دیگر، PMBOK زبان مشترکی جهانی در مدیریت پروژه است.

عبارت PMBOK مخفف Project Managment Body Of Knowledg است و در فارسی به گستره دانش مدیریت پروژه، پیکره دانش مدیریت پروژه یا به‌صورت ساده‌تر به دانش مدیریت پروژه ترجمه شده است. منظور از Body Of Knowledge  مجموعه‌ای جامع از اطلاعات و مهارت‌هاست که یک حرفه را شکل می‌دهند.

تاریخچه

PMBOK را موسسه‌ای بین‌المللی و غیر انتفاعی با نام موسسه مدیریت پروژه (PMI) تدوین کرده است. این استاندارد با تلاش گروه بسیار بزرگی از دست‌اندرکاران مدیریت پروژه گردآوری شده و مبنای تدوین آن نیز الگوهای موفق و تجربه‌های این اشخاص بوده است و نه تئوری محض.

اولین پیش‌نویس استاندارد در سال ۱۹۸۷ تهیه شد و نسخه‌های مختلف آن در سال‌های بعد منتشر شدند. آخرین نسخه آن، یعنی نسخه ۶، در سال ۲۰۱۷ منتشر گردید.

محتوای استاندارد

استاندارد PMBOK، ۴۲ فرآیند برای مدیریت پروژه معرفی می‌کند. ۴۲ نوع کاری که برای مدیریت هر نوع پروژه‌ای کافی است. در PMBOK و اکثر استانداردهای دیگر، مدیریت پروژه از جنبه‌های تخصصی پروژه جدا می‌شوند، زیرا الگوی موفق این است که مدیر پروژه خود را درگیر مسایل تخصصی پروژه نکند. به خاطر این انتزاع، امکان شکل دادن به چهارچوبی کلی که برای هر نوع پروژه قابل استفاده باشد به وجود می‌آید.

برخی از فرآیندها اختیاری و اکثر آن‌ها اجباری هستند. تیم مدیریت پروژه باید فرآیندهایی که برای پروژه لازم هستند را در ابتدای کار مشخص کند و تعیین کند که هرکدام از آن فرآیندها به چه ترتیب در پروژه اجرا خواهند شد. در PMBOK راهنمایی‌های زیادی در مورد هر فرآیند وجود دارد، ولی این راهنمایی‌ها برای عملیاتی ساختن آنها کافی نیست و به همین خاطر شکل دادن به یک سیستم مدیریت پروژه کامل، نیاز به تجربه و دانشی تکمیلی دارد که انتظار می‌رود در تیم مدیریت پروژه وجود داشته باشد.

۴۲ فرآیند مدیریت پروژه PMBOK به دو شکل دسته‌بندی می‌شوند تا درک آن‌ها برای مخاطب ساده‌تر باشد. یک دسته‌بندی بر اساس گروه‌های فرآیندی و دسته‌بندی دیگر بر اساس حوزه‌های دانش است. استقرار سیستم مدیریت پروژه به‌ویژه در شرکت‌های پروژه‌محور به معنی تدوین استانداردها و دستورالعمل‌ها و فرایندهایی است که باعث ارتقا سطح مدیریت پروژه‌های یک سازمان پروژه محور می‌شود. نکته مهم در راه استقرار سیستم‌های مدیریت پروژه خصوصا در شرکت‌های ایرانی این است که اصول و تکنیک‌های علمی مربوطه باید با مهارت و تجربه بالا شخصی سازی شده و فرایند استقرار به همراه آموزش و تعامل کامل با کلیه پرسنل سازمان صورت گیرد.

گروه‌های فرآیندی

گروه‌های فرآیندی، فرآیندهای PMBOK را بر اساس توالی مفهومی آن‌ها دسته‌بندی می‌کنند. در PMBOK، ۵ گروه فرآیندی وجود دارد:

·   گروه فرآیندی آغازش، که برخی کارهای اولیه که برای شروع پروژه لازم هستند را انجام می‌دهد.

·   گروه فرآیندی برنامه‌ریزی، که برنامه‌ریزی پروژه را به عهده دارد.

·   گروه فرآیندی اجرا، که اجرای برنامه‌های پروژه را به عهده دارد.

·   گروه فرآیندی نظارت و کنترل، که مطابقت اجرا و برنامه را ارزیابی می‌کند.

·   گروه فرآیندی خاتمه، که برخی کارهای پایانی پروژه را انجام می‌دهد.

پس از آغازش پروژه، برنامه‌ریزی آغاز می‌شود. فقط بعد از این‌که برنامه‌ریزی اولیه پایان یابد می‌توان اجرای پروژه را شروع کرد. برنامه‌ریزی پروژه همچنان به کار خود ادامه می‌دهد تا همراه با اجرای پروژه به‌طور دائم برنامه‌ها را بازنگری، اصلاح و تدقیق کند. گروه فرآیندی نظارت و کنترل همزمان با برنامه‌ریزی و اجرا کار می‌کند و وظیفه اصلی آن ارزیابی مطابقت اجرا و برنامه‌ریزی و پیشنهاد دادن اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه است. در نهایت پس از این‌که کارهای پروژه تمام شوند، تعدادی فرآیند برای خاتمه دادن به پروژه و تحویل رسمی آن انجام می‌شود.

اگر پروژه به چند فاز تقسیم شده باشد، تمام گروه‌های فرآیندی برای تک تک فازها تکرار می‌شوند.

هیچ‌کدام از گروه‌های فرآیندی را نمی‌توان حذف کرد.

حوزه‌های دانش

دومین دسته‌بندی فرآیندها بر اساس حوزه‌های دانش است. حوزه‌های دانش فرآیندها را بر اساس نوع مهارتی که نیاز دارند تقسیم می‌کنند. حوزه‌های دانش PMBOK عبارتنداز:

  1. مدیریت یکپارچگی  (Integration Management)
  2. مدیریت محدوده  (Scope Management)
  3. مدیریت زمانبندی (Schedule Management) 
  4. مدیریت هزینه  (Cost Management)
  5. مدیریت کیفیت  (Quality Management)
  6. مدیریت منابع (Resource Management)
  7. مدیریت ارتباطات  (Communication Management)
  8. مدیریت ریسک (Risk Management)
  9. مدیریت تامین/خرید (Procurement Management)
  10. مدیریت ذینفعان  (Stakeholder Management)

 در هر حوزه یکی از موضوعات پروژه مدیریت می‌شوند. به عنوان مثال در حوزه مدیریت زمان شیوه مدیریت زمان مشخص می‌شود (شیوه برنامه‌ریزی، ارزیابی، گزارش‌دهی و )، برنامه زمان‌بندی تهیه می‌شود، وضعیت زمانی واقعی و برنامه‌ریزی شده پروژه مقایسه می‌شود، در صورت وجود انحراف اقدامات اصلاحی و پیش‌گیرانه پیشنهاد می‌شوند و.

PMBOK  یک متدولوژی نیست بلکه مجموعه‌ایی از دانش مدیریت پروژه می‌باشد که به شما کمک می‌کند روش اجرای صحیح هرکدام از اقدامات مدیریت پروژه را درک کنید و مورد بررسی قرار بدهید. اینکه چه اقدام‌هایی در چه زمان‌هایی و با مشورت چه کسانی انجام دهید وابسته به متدولوژی شخص شما می‌باشد .

تفاوت enterprise و organization در PMBOK:

بعضی‌ها در تشخیص تفاوت بین enterprise environmental factors و organizational process assets در PMBOK  مشکل دارند که بخشی از این مشکل به درک تفاوت واژه‌های enterprise و organization بر می‌گردد.

Organization:

کلمهorganization  که معمولاً به معنی سازمان می‌باشد، به هر ترکیبی از افراد گفته می‌شود که برای رسیدن به هدفی گرد هم آمدند. معمولا منظور از سازمان یک شرکت یا یک ترکیب غیرانتفاعی یا ترکیبی دولتی می‌باشد، ولی می‌تواند به چیزهایی خردتر از آنها هم گفته شود. به عنوان مثال خود پروژه هم می‌تواند یک سازمان به حساب آید. یا حتی زیر مجموعه یک پروژه هم می‌توانیم سازمان‌های مختلفی مثلاً برای مدیریت، برای اجرای بخش‌های مختلف و امثال آن‌ها در نظر بگیریم.

کلمهorganization  در PMBOK معمولاً به معنی شرکت یا موسسه‌های مشابه آن به کار می‌رود و در عبارت organizational environmental factor  صرفاً به معنی سازمانی می‌باشد که در حال اجرای پروژه می‌باشد (مثلاً پیمانکار).

Enterprise:

کلمهenterprise  دارای دو معنی می‌باشد. معنی اول آن مشابه organization می‌باشد، با این تفاوت که ترکیب‌های خردتر را در بر نمی‌گیرد؛ یعنی به شرکت یا سازمان‌های غیرانتفاعی و دولتی و امثال آنها گفته می‌شود. در گذشته فقط به سازمانی enterprise گفته می‌شد که بزرگ و پیچیده باشد، ولی در حال حاضر دیگر اینطور نیست و به هر شرکت‌ و موسسه‌‌ای اطلاق شود. معنی دوم enterprise مجموعه کار یا پروژه‌ای می‌باشد که بزرگ و پیچیده باشد. کلمهenterprise  در PMBOK به هر دو معنی به کار رفته است. در اکثر جاها به معنی اول می‌باشد، ولی در عبارت enterprise environmental factors  عمدتاً به معنی دوم به کار رفته است، یعنی بهتر است که به جای «عوامل محیطی سازمان» به «عوامل محیطی پروژه» ترجمه شود.


 نویسنده: سعید دهقانی

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *