سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS)

بازدیدها: ۲۶۷

پروژه‌ها به‌دلیل ماهیت متنوع و غیرتکراریشان، ساختاری متفاوت از کارهای روزمره جاری سازمان دارند. با توجه به همین موضوع، مدیریت پروژه‌ها همواره مشکل‌تر از امور اداری و عادی سازمان است و نیازمند توجه بیشتر به ابعاد مختلف و متغیر کار است. مدیریت برای انجام اصلی‌ترین وظیفه خود یعنی تصمیم‌گیری در چنین ساختاری، نیازمند اطلاعاتی دقیق، سریع، به روز و کارآمد است تا بتواند تصمیمات خود را بر اساس پشتوانه‌ای معتبر اتخاذ نماید. سازمان‌های پروژه محور همواره برای مدیریت قراردادهای خود با مشکلات فراوان رو‌به‌رو بوده و جمع‌بندی، پیگیری و تهیه گزارش‌های مدیریتی و کسب اطلاعات جامع و کامل پروژه‌های جاری سازمان، برای مدیران این سازمان‌ها کاری بسیار دشوار و زمان‌بر است.

سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) مجموعه‌ای از تکنیک‌ها و ابزارهای مورد استفاده در مدیریت پروژه می‌باشند که با هدف جمع‌آوری و ساماندهی اطلاعات موجود در یک پروژه طراحی و اجرا می‌گردند و مدیران پروژه‌ها از این ابزارها و تکنیک‌ها برای جمع‌آوری، یکنواخت سازی و توزیع اطلاعات به شکل الکترونیکی استفاده می‌کنند. سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) می‌توانند در سطوح بالا و پایین مدیریتی و اجرایی در پروژه‌ها (شامل افراد شاغل و تاثیر گذار در پروژه) برای ارتباط با یک دیگر استفاده شوند. سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) کمک شایانی به برنامه‌ریزی و مدیریت زمان، اجرا و فرآیند اتمام پروژه (Closing) می‌کنند. در هنگام برنامه‌ریزی فرآیندهای پروژه، مدیران پروژه می‌توانند از ابزار PMIS برای برآورد بهتر هزینه‌ها و بودجه استفاده نمایند.

سیستم اطلاعات مدیریت پروژه سیستمی است که از تحویل پروژه، به خصوص پروژ‌ه‌های پیچیده و درمعرض عدم قطعیت و تحت فشار بازار، زمان و پول حمایت نموده و انجا​​م آن‌ها را تسهیل می‌کند. چنین سیستمی باید به اندازه کافی منعطف باشد تا بتواند در طول پروژه پاسخگوی نیازهای متنوع و متعددی که از طرف اعضای تیم پروژه طرح می‌گردد، باشد. همچنین باید از قابلیت ترکیب آنالیز سیستم‌های سخت و نرم برخوردار باشد تا مبنای قابل اتکایی را برای اتوماسیون و یکپارچه‌سازی همه‌ی فرآیندهای مدیریت پروژه در مدت چرخه حیات آن، شامل مراحل برنامه‌ریزی، طراحی، مدیریت تدارکات و ساخت فراهم آورد .

اهداف سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS):

·         ایجاد یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه برای پروژه‌ها

·         تهیه و تدارک اطلاعات مفید جهت تصمیم‌گیری مدیریتی

·         دسترسی آسان به اطلاعات پروژه توسط کاربران

·         بالا بردن سرعت گردش اطلاعات

·         بالا بردن سطح امنیت اطلاعات پروژه

·         استفاده از گزارشات متنوع و مفید

·         ایجاد سیستم مستند سازی مفید پروژه

·         بهبود کارایی و اثربخشی پروژه

·         تطبیق پذیری با فرآیندهای سازمان و ارتباط با بقیه سیستم‌های سازمانی

·         پشتوانه اطلاعاتی جهت استفاده از اطلاعات بقیه پروژه‌های سازمان

·         تمرکز‌زدایی از جهت مدیریت چندین پروژه در سایت‌های مختلف و تسهیل ارتباط

PMIS در چرخه عمر مدیریت پروژه:

تشخیص کارکردهای PMIS و نحوه ارتباط آنها با چرخه عمر مدیریت پروژه بسیار مهم است. این کارکردها در چهار حیطه اولیه عمل می‌کنند:

·  تثبیت خط مبنای پروژه: شامل تثبیت محدوده، برنامه زمانی و برنامه هزینه.

·   مدیریت کالا: شامل تسریع پاسخ‌گویی، درخواست‌های خرید، ردیابی تحویل کالا و کنترل موجودی.

·   اندازه‌گیری عملکرد: شامل نظارت بر وضعیت پروژه، تجزیه و تحلیل انحراف از وضعیت مطلوب، ارزیابی میزان بهره‌وری و پیش‌بینی روندها می‌باشد.

·  گزارش دهی: شامل بازنگری بودجه، به روز رسانی و اصلاح برنامه‌های زمان‌بندی، آنالیز روش‌های ‌جایگزین در برنامه‌ریزی و اجرا و پیشنهاد اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی.

قابلیت های اصلی مورد نیاز یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS):

·   مدل سازی، ثبت، ذخیره، تأیید، بازیابی و مدیریت عمومی اطلاعات و داده‌های مرتبط با چرخه حیات هر پروژه به صورت سیستماتیک و همچنین اداره، مدیریت و کنترل به موقع و دقیق اطلاعات اصلی که در بین اعضای تیم پروژه در جریان است با استفاده از یک ساختار هماهنگ و یکپارچه.

·  یکپارچه‌سازی اطلاعات در تمام چرخه حیات پروژه، از انجام مطالعات امکان‌سنجی آن تا اجرا و نهایی‌سازی (غیر از مرحله بهره‌برداری) و پشتیبانی از مفاهیم جدیدتر تحویل پروژه مانند ساخت هم زمان.

·    پردازش و گزارش‌دهی: ممکن است سیستم مورد نظر مستلزم ارائه وضعیت یک پروژه خاص در هر لحظه از زمان در چرخه حیات پروژه یا اندازه‌گیری اثر اتخاذ یک تصمیم روی کلیت پروژه باشد که در این صورت سیستم باید امکان انجام این تحلیل و آنالیز حساسیت روی یک فاکتور مشخص را فراهم آورد.

·    تسهیل فعالانه: عبارت فعالانه در چارچوب ساخت هم زمان معنی خاصی دارد، این مفهوم به مدیریت به موقع اشاره دارد، به گونه‌ای که ارزش‌های مورد نظر خاصی که برای نیل به هدف خاصی تبیین شده‌اند، به دست آمده و یا حتی چیزی فراتر از آن کسب شود. مثال‌هایی از این اهداف عبارتند از هزینه‌های عملیات و سرمایه، هزینه کل چرخه حیات، نرخ بازگشت سرمایه و شاخص سوددهی.

·    قابلیت همکاری و سازگاری: سیستم اطلاعات مدیریت پروژه در یک پروژه چند تخصصی باید کاملاً با سایر سیستم‌هایی که در پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرند و همچنین با سیستم‌هایی که با آن‌ها در ارتباط است و از آنها داده‌هایی را دریافت و یا به آن ارسال می‌کنند، کاملاً یکپارچه باشد. در این میان، سیستم مدیریت اطلاعات پروژه باید نقش حاکمیتی را ایفا نموده و انتخاب اطلاعات را امکان پذیر کند .

سیستم اطلاعات مدیریت پروژه مطلوب:

با فرض عدم وجود هرگونه محدودیت در فن‌آوری، شکل و وظیفه یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه چگونه است؟ بهترین راه برای تعریف یک سیستم مطلوب، تبیین وظایفی است که این سیستم باید انجام دهد.

لذا ۲۲ مورد از وظایفی که سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژه با آنها درگیرندعبارتند از:

۱٫شروع پروژه ۲٫ارائه پیشنهاد و آغاز ۳٫مطالعات امکان سنجی ۴٫ طراحی ۵٫ جلسات آغازین ۶٫ مدیریت منابع ۷٫فعالیت‌های برنامه‌ریزی و زمان بندی ۸٫ تخصیص کار ۹. کنترل پروژه۱۰٫ بازنگری‌های پساپروژه‌ای ۱۱٫ مدیریت کیفیت ۱۲٫ مهندسی ارزش ۱۳٫مدیریت ریسک ۱۴٫ مدیریت ایمنی ۱۵٫ مدیریت هزینه ۱۶٫مدیریت زمان ۱۷٫مدیریت ذی نفعان ۱۸٫روابط خارجی ۱۹.مدیریت یکپارچه اطلاعات ۲۰٫ ارتباطات درون سیستمی ۲۱٫مدیریت مستندسازی ۲۲٫گزارش دهی


نویسنده: سعید دهقانی

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *